Si alguna vez organizaste un evento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta regla define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la regla más valiosa.

Planear un fiesta no es una tarea sencilla. Pero puedo Reconocer 10 referencias importantes que debe tener en consideración con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este argumento. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer placer decorativo a los huéspedes? El formato del convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la distribución de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a lograr el fin del acontecimiento.

2. Preste suficiente interés a la planificación

El programa debe incluir logística, contenido y la promoción del acontecimiento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada integrante pueda ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare una lista de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una tarea. A menudo se subestima y la planificación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta circunstancias imprevisibles

Vea la lista de tareas y las refleje en su capital. También vale la pena razonar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea maravillar gratamente a sus invitados, analice en todo hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si tiene un rincón fotográfico atrayente, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría brindar la posibilidad de asistir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la gente y crea el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones read this más ordinarios. Esta situación es exactamente lo que crea la percepción de una evento.

5. Verifique la zona y considere un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más insospechado, podría ocurrir que el aire acondicionado no funcione adecuadamente en la sala, no haya inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy fundamental distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la parte de gestación sino también durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el servicio de comidas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada miembro del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un contratiempo en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el evento

No subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de un evento. El tipo de evento, su público objetivo, los fondos interiores y el costo determinan su modo de ubicarse de publicidad. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre el evento para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea corto y que transmita con exactitud la percepción del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste cuidado al servicio

Verifica de que tu equipo siga la regla de la cara de pato. Sea amigable con los asistentes, oradores y socios. Trata de resolver sus problemas o preguntas y cumplir con sus expectativas, inclusive si te encuentras cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es cómo han sido tratados además la atmósfera, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo una control final 24 horas antes del acontecimiento

Asegúrese de haber informado a los concurrentes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los invitados trascendentes y preparó los materiales impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa del fiesta, permita que cada miembro del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar sugerencias

Es probable que estés cansado y contento después del evento, pero será laborioso para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final la fiesta o un formulario en línea cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, ubicaciones y la trabajo de los organizadores. Esta información lo ayudará a prevenir imprevistos en el futuro y a progresar la categoría de sus fiestas. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de un fiesta. Esto será útil en caso de que su convivio se celebra nuevamente.

Cualquiera que sea la convivio que organice, sea optimista y jamás tenga temor a las sorpresas, ¡y su convivio va a ser un éxito!