10 CONSEJOS PARA UNA COORDINAR UN FIESTA EXITOSO

Si alguna vez organizaste un fiesta, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que confrontar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe verse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la norma más preciada.

Organizar una acontecimiento no es una tarea sencilla. Pero puedo identificar 10 elementos clave que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato



Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este asunto. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una programa u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato del fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la repartición de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en online, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a lograr el objetivo del convivio.

2. Preste suficiente concentración a la planeación



El proyecto debe incluir logística, contenido y la promoción de la acontecimiento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada integrante pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es fundamental designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una actividad. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta situaciones imprevisibles



Vea la lista de tareas y las refleje en su presupuesto. También vale la pena razonar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.


4. El diablo está en el pormenor



Si desea fascinar gratamente a sus asistentes, analice en completamente hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si cuenta con un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les podría ofrecer la oportunidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta impresionar a la multitud y crea el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esto es exactamente lo que crea la efecto de una evento.

5. Verifique la zona y considere un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más insospechado, Pudiera ocurrir que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales inconvenientes con anticipación.


6. Asignar responsabilidades



Es muy importante distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la etapa de gestación sino incluso durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de comidas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del evento.

Entregue a cada integrante del equipo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema específico.

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el evento



Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de una convivio. El tipo de fiesta, su público objetivo, los recursos interiores y el presupuesto determinan su modo de ubicarse de marketing. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener algunos socios, pero concretos, en lugar de hablar sobre la evento para casi todos.

También es fundamental crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con precisión la percepción del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste cuidado al servicio



Verifica de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea cordial con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o preguntas y cumplir con sus expectativas, también si te encuentras cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo que la grupo recuerda es cómo han sido tratados y el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza un verificación final 24 horas antes al acontecimiento



Asegúrese de haber informado a los asistentes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los asistentes trascendentes y preparó los materiales impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del convivio, permita que cada elemento del equipo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios



Probablemente estés cansado y dichoso después del evento, pero renta de iluminación será complicado para usted proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, localidades y la trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a prevenir imprevistos en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus eventos. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de una evento. Esto será útil si su fiesta se celebra nuevamente.

Cualquiera que sea la fiesta que organice, sea animoso y no tenga miedo a las sorpresas, ¡y su convivio va a ser un triunfo!

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