Si alguna ocasión organizaste un evento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta regla establece que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la regla más preciada.

Organizar una convivio no es una labor sencilla. Pero puedo identificar 10 elementos clave que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este tema. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una causa u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la distribución de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a adquirir el propósito del evento.

2. Preste suficiente interés a la planificación

El programa debe incluir logística, contenido y la promoción de la convivio. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada integrante sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare un listado de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una labor. A menudo se subestima y la planificación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta momentos imprevisibles

Vea la relación de tareas y las refleje en su capital. También vale la pena meditar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea impresionar gratamente a sus invitados, analice en completamente hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si dispone de un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y la manera sobre como su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les puede sugerir la posibilidad de ir a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta asombrar a la gente y crea el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más ordinarios. Esta situación es exactamente lo que genera la percepción de un evento.

5. Verifique el lugar y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más insospechado, Pudiera ocurrir que el aire acondicionado no funcione correctamente en renta de sonido la sala, no haya inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales problemas con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy fundamental distribuir las tareas entre los miembros del grupo no solo en la fase de planificación sino también a lo largo de el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de cenas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada miembro del grupo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio

No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de un fiesta. El tipo de acontecimiento, su público objetivo, los fondos internos y el presupuesto determinan su modo de ubicarse de mercadeo. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a el acontecimiento para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con precisión la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste cuidado al servicio

Verifica de que tu personal siga la norma de la cara de pato. Sea afectuoso con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o preguntas y cumplir con sus expectativas, también si te sientes cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo que la grupo recuerda es cómo han sido tratados y la entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo del convivio

Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los amigos importantes y preparó los elementos impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada elemento del equipo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar comentarios

Es probable que estés cansado y dichoso después del evento, pero será complicado para usted proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en la web cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios campos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a prevenir errores en el futuro y a superar la calidad de sus contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de un convivio. Esto será beneficioso en caso de que su acontecimiento se celebra nuevamente.

Cualquiera que sea el convivio que organice, sea entusiasta y jamás tenga angustia a las sorpresas, ¡y su evento será un éxito!